O desenvolvimento e crescimento das empresas,
particularmente quando uma pequena empresa começa a crescer traz desafios para
a área de TI.
A área de TI das pequenas empresas é muitas vezes
menosprezada. Computador? O mais barato que tiver, pode ser segunda-mão ou
trazido da casa do chefe, talvez quando o seu filho o trocou por outro que seja
melhor para rodar os jogos do momento. Windows original? Isso existe?
Mas se esta empresa, que começou com uma TI desorganizada
desse jeito, entretanto começou a evoluir e crescer ao ponto de ter um
profissional de TI interno, não estará na hora de organizar a casa?
O problema é que muitas vezes o profissional de TI se vê no
apuro, apagando incêndios e socorrendo todo o mundo, fazendo até tarefas que
não seriam de sua competência, mas que como “domina o computador” acaba sendo a
melhor pessoa para sua realização. A par disso a TI continua não sendo
prioridade nessa empresa e o orçamento para TI é baixo ou inexistente.
Como organizar então a TI?
Comecemos por etapas.
Comece por verificar o estado e condições do equipamento
informático. Verifique as estações de trabalho e servidores (se houver). É
fundamental que os servidores contenham apenas aplicativos de servidor e não
sejam acessados pelos funcionários (pode parecer incrível, mas em muitas
pequenas empresas o servidor é tratado como se fosse outro computador qualquer).
Tente otimizar os computadores (formatar o sistema operacional e reinstalar é
interessante em muitos casos) se não for possível melhorar o hardware.
Confirme se todo o computador tem antivírus e se ele está
ativo. Faça uma listagem de todos os computadores com detalhes completos como
por exemplo: memória instalada, hdd, tipo de sistema operacional, qual o
service pack, se tem ou não antivírus/office/etc, qual o processador, se o
software está licenciado ou é pirata, endereço IP (se for IP fixo) e qualquer
outro dado que você ache relevante.
Reveja como está o licenciamento dos produtos,
principalmente sistema operacional e antivírus. Se tiver que efetuar
licenciamento de produtos que se encontram irregulares faça uma planilha e
planeje uma compra faseada. Dessa forma não irá apresentar um valor imenso para
seu chefe e sim pequenas parcelas mensais, explique da importância do
licenciamento e das penalidades legais do uso de software pirata.
Comece a listar todas as tarefas do departamento de TI e sua
periodicidade (isso irá ajudá-lo a não perder prazos e mais tarde na elaboração
de manuais de procedimentos).
Instale um software de controlo remoto nos computadores (por
exemplo: VNC) ou ative a opção de Remote Desktop do sistema operacional. Isso
permite que da sua mesa você controle o computador e possa efetuar tarefas de
manutenção – agilizando seu atendimento.
Pense em implementar um sistema de controle de
atendimentos/chamados. Existem opções gratuitas open source que poderá usar.
Isso lhe ajudará a não falhar os atendimentos e também a priorizar os chamados
mais urgentes. Os relatórios podem servir para demonstrar o trabalho realizado
– o que pode ajudar, por exemplo, na contratação de mais um profissional.
Documente tudo o que puder. Isso irá ajudá-lo no futuro
(isso inclui senhas de administrador e de manutenção). Tente elaborar um mapa
da rede.
Comece a obter informações sobre boas práticas em tecnologia
da informação. Conheça o que é a ITIL – faça um curso se puder.
Aplique o conhecimento obtido em 8.
Elabore manuais de procedimentos operacionais.
Entenda o que os outros departamentos estão fazendo e
proponha formas e métodos para agilizar e melhorar o trabalho desses
departamentos. Às vezes existe sobre trabalho que poderia facilmente ser
evitado com a ajuda da TI. – Você sabe como melhorar isso, seus colegas muitas
vezes não. (Apesar de não ser ligado diretamente ao departamento de TI, essa
dica pode ajudar em muito no seu.
Utilize a metodologia PDCA – Planejar, Executar, Verificar,
Atuar. Ou seja, faça o planejamento das atividades do departamento e dos passos
listados acima, execute o seu planejamento, verifique a sua execução e o que
pode ser melhorado e atue em cima dessa melhora. Quando terminar, comece o
ciclo de novo.
Estas dicas são somente algumas ideias do que um
profissional de TI em uma pequena empresa pode fazer para melhorar a estrutura
e a organização do seu departamento. Não existe uma regra ou fórmula mágica e
os passos acima não têm uma ordem especifica para ser seguida.
Espero que auxilie o seu trabalho!
FONTE: tiespecialistas.com.br
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